今回は、「Excel」で請求書を作成する方法と、テンプレートについて解説します。基本さえ覚えておけば、Wordなどで作成するときにも応用できます。

Excelで請求書を作成する際に決めておくべきこと

まずExcelで請求書を作成する際に決めておくべき2つ、「記入する必要項目は何か」と「必要項目のレイアウトはどうするか」ということについて解説します。

記入する必要項目は何か

基本的には、以下の項目を記入されていれば、請求書として問題ありません。

• 宛名(相手の会社名など)
• 請求書を発行した日付
• 請求書番号や通し番号(データ管理に必要)
• 請求書のタイトル
• 請求する側の会社名と捺印欄(部署名や連絡先なども記載すると良い)
• 商品やサービスの情報(商品名と発注する数、単価や単位など)
• 合計金額(分かりやすく書くのがポイント
• 商品名と数量
• 支払い期限
• 振込先(振込手数料などを負担してもらう場合は「振込手数料は貴社のご負担となります」など付け加える)

必要項目のレイアウトはどうするか

重要なのは「取引先が見やすく分かりやすくする」ことです。では実際に、Excelで請求書を作成する手順を解説します。

Excelで請求書を作成してみよう

ここでは、シンプルで分かりやすい請求書の作成方法を解説します。発行する側や受け取る側で拘りや決まり事がある場合は、それを加味してください。

1. 必要項目の入力

罫線を引く前に、会社名や口座番号などの必要項目を入力します。セルに直接入力するよりも、テキストボックスに入力する方が、後にレイアウトの融通が利きますので、お薦めします。

2. 罫線を引く

必要項目の入力が完了したら、その項目に合わせてセルの幅や高さを設定して、罫線を引いていきます。必要に応じてセルを統合することで、効率的に罫線を引く事ができます。

3. 色を付ける

見やすくするために、罫線に色を付けていきましょう。使用する色は1、2色程度に抑えるか、同系色にまとめる事で、全体的には見やすくなります。逆に使用する色が多すぎると、受け取る側の解釈に混乱を招き、却って分かり辛くなりますので、ご注意ください。

4. 確認と修正

ここまでの工程が完了したら出来栄えを確認しましょう。おすすめは「印刷プレビュー」を使った確認です。見栄え、読みやすさ、色合いのバランスなどを確認することができます。

テキストボックスを使っている場合は、確認する前に【「書式」→「図形の枠線」→「枠なし」】を設定してください。これを省略すると、テキストボックスの枠線も一緒に表示されてしまいます。

また所謂ルックス的なところだけではなく、必要項目の不足や誤字・脱字についても確認してください。取引先に送付する前に、間違いは確実に見つけて修正してください。

テンプレートを使用する

これまでゼロベースからExcelで請求書を作成する方法を解説してきましたが、Ｗｅｂサイトで提供している、出来合いの請求書のテンプレートを活用する事で、この手間は大きく省く事ができます。そのＷｅｂサイトを３つ紹介しますので、そちらもぜひ参考にしてください。

請求書のテンプレートを提供しているＷｅｂサイト

board

まずおすすめするのが「board【https://template.the-board.jp/invoice_templates】」です。経営管理システムを運営しており、Excel版の請求書のテンプレートが多く用意されています。どれも高品質なものとなっており、請求の内容に合わせて選ぶことができます。お手持ちのExcelのバージョンによって多少のレイアウト崩れが発生する場合がありますので、印刷プレビューで確認しながら修正してください。

bizocean

次に紹介するのが「bizocean【https://www.bizocean.jp/doc/category/27/】」です。こちらもExcel版の請求書や請求明細書のテンプレートが多く用意されています。無料のものと有料のものがありますので、ご注意ください。

ワカルニ

最後に紹介するのが「ワカルニ【https://briarpatch.co.jp/wakaruni/invoice-template/】」です。シンプルに作成ができる事が特長です。初めて請求書を作成する人でも簡単に使えるテンプレートが多く、また反面、「軽減税率に対応済みの請求書」や「英語表記の請求書」など、深掘ったものも提供しています。

WordやPDFのテンプレートもありますので、自分の作業環境に合ったものを選んでください。

まとめ

今回の記事をまとめは、次のとおりです。

• 請求書は「Excel」や「Word」で作成することができる
• 必要項目を漏れなく入力することが重要
• 確認と修正は確実に行い、間違いの無い請求書を送付する
• テンプレートの活用で、作成の手間を省くことができる

請求書を作成するのは難しいことではありません。パソコンとExcelソフトが入っていれば、初めての人でも簡単に作成できます。ぜひこの記事をお役立てください。