突然ですが、請求書には絶対にハンコを押さなくてはならない、と思っていらっしゃいませんか？

日本はハンコ文化ですので、請求書には会社のハンコを押して送付することが一般的になっています。特に企業同士では、押印があることでオフィシャルな請求書と認められていることが多いと思います。

しかし実は、印鑑を押されていない請求書でも法律上は問題がないということをご存知でしょうか。この記事では、いまさら他人に聞けないハンコの基本的な知識や、なぜ請求書へ印鑑を押すことが求められているのか、などを解説していきます。

なぜ請求書に印鑑を押すことが求められているのか？

そもそも、印鑑の役割とは、その書類の信頼度を高めることです。印鑑が押されていない請求書は、それが本当に会社として正式に発行されたものなのか、不審感を招きます。

会社として「押印なしの請求書もＯＫ」にしてしまうと、担当者が不正に請求書を発行するリスクも発生します。請求元と請求先の担当者同士が共謀し、架空の請求書で会社のお金を横領することも可能となります。

しかし印鑑が押されていれば、それが会社としてのオフィシャルな請求書であると、判断することができます。

前述のとおり、法律上、請求書に印鑑を押す義務はありません。会社の印鑑が押されていない請求書であっても、受領した側は支払う義務が発生してしまいます。

そこで、印鑑が押されていない請求書は支払いをしないという社内規定を作っている会社も多くあります。

請求書に押印する印鑑の種類

請求書は、サービスなどの対価を請求するために使用される書類のことをいいます。実は請求行為は、書面で行う義務はありません。お互いの合意があればメールを用いることも認められており、「紙の請求書に押印する」義務もありません。

したがって請求書に押印する印鑑も、その種類にきまりはありません。どんな印鑑でも問題はありませんが、角印を用いる会社が多いようです。一般的に角印は、会社の認印として使用されています。四角い印面に会社名のみ彫られている印鑑です。

会社の代表者印となる丸印を使っている会社もありますが、これももちろん間違いではありません。

それでは一旦、会社で使われる主な印鑑の種類について説明していきます。

1．丸印

丸印は、会社設立や税務の申告書や契約書など、公的な書類に使用する重要な印鑑です。一般的には、印面の内枠には役職名が、外枠には会社名が彫られている印鑑です。角印よりも複雑なデザインで、偽造防止の役割があります。主に代表者印や実印として、用いられています。

2．銀行印

銀行印とは、銀行口座を開設する際に金融機関に届け出る印鑑のことをいいます。金銭の出納や手形・小切手の発行に使われる印鑑です。金融機関に関する取引にのみに使用されるため、請求書の作成など普段の業務で使用されることはありません。

3．角印

角印とは、四角い印面に会社名のみ彫られている印鑑のことをいいます。実印と違って印鑑登録を行う必要はありません。会社として発行する書類の認め印としての役割があります。一般的に請求書に押印されている印鑑が、この角印です。

4．印刷された印鑑

多数の請求書を発行している会社では、印鑑を押印するかわりに、印鑑の画像データを請求書に直接印刷している場合があります。

前述の通り、請求書に関する押印の義務や、印鑑の種類は法律で定められていないため、印鑑の画像データを印刷した請求書でも、法的な効力は、認印を押印したものと同じとなります。

但し、印刷された印鑑は認めない取り決めをしている会社もありますので、押印ではなく印鑑の画像データを印刷した請求書を発行する場合は、予め請求先の了承を得た方がよいでしょう。

5．電子印鑑

電子印鑑はパソコン上で押印することができる印鑑のことをいいます。書類を紙に印刷しなくても、データの状態で押印できます。

実際に押印しても電子印鑑を使用してもどちらでも問題ない

請求書への押印自体、法律の決め事がないため、紙に直接押印する印鑑でも、電子印でも、効力は変わりません。

電子印鑑を用いれば、押印後そのままメールで請求書を送信する事で発送作業を省力化でき、紙代や印刷代、郵送料も節約できます。

特にコンビニやネットカフェのプリンターで請求書を印刷している個人事業主やフリーランスの方は、電子印鑑の利用をお薦めします。

最近では、電子印鑑はオフィシャルなものと認められるケースが増えています。

税務調査の場合でも、請求書は電子データがあれば問題にはなりません。

電子印鑑の作り方

ここからは、電子印鑑の作り方を紹介していきます。電子印鑑は、以下の2つの方法で作成することができます。

1．既存の印鑑の印影を画像としてスキャンする

まず、実物の印鑑を白い紙に押印し、それをスキャンして画像としてパソコンに取り込みます。
次に、スキャンした印鑑のデータを加工ソフトで処理すれば、印影部分のみの画像を作ることができます。印鑑の傾きや印影の周囲の余白の削除も、調整することができます。

押印は、一般的には住所や会社名など文字に被せて行いますが、電子印鑑でもそれができるように透過処理をしておきます。

2．電子印鑑の画像を作成してもらう

電子印鑑用の画像を作成している印鑑店へ依頼する方法もあります。

実物の角印や実印とは別のものにはなりますが、印鑑登録するものではありませんので、問題ありません。

請求書に印鑑が必要かどうかおさらい

法律上の義務はありませんが、請求書が正式なものである事の証として、押印を行ってください。その際、会社では一般的に角印を用います。

以上、請求書への押印について、その意味や、使用する印鑑の種類について解説しました。

請求書は、金銭のやりとりに欠かせず必要な、重要な書類です。発行する際は、入金まで滞りなく進むよう、事前に請求先と、形式や記載事項について確認するようにしましょう。