新型コロナウィルスの影響でリモートワーク制度を取り入れる企業が急増しております。
しかし、制度と実務の乖離でトラブルも多く、ある調査では100社中53社がリモートワークを中止して従来のフル出勤のスタイルへ戻っているという調査も出ております。
その原因のひとつが、紙ベースで処理している帳票の作業のための出勤でした。紙の帳票を用いる作業はさまざま有りますが、ほとんどの業種で請求書の発行業務は発生しており、また、まだ紙で発行している企業も多いと思います。
この記事では、請求書の発行を紙からWebに置き換える事、そしてその具体的なメリットとデメリットを紹介します。記事を読み終えると、リモートワーク導入の成功に一歩近づきますよ！
目次
Web請求書とは
まず、Web請求書とはどういったものか確認していきましょう。
Web請求書とは、紙で送付、受領している請求書やその明細書を電子化し、Web上で作成・閲覧・送付・受領することができるサービスやシステムです。
2005年のe-文書法制定によって請求書の電子化が認められ、またリモートワーク推進の拡がりに伴って、更に注目を高めています。
Web請求書を導入するメリット
Web請求書を導入するメリットは、具体的には次の5つとなります。
1：印刷・発送コストの削減
紙でやり取りしていた書類の電子化は、コスト削減効果の一番分かり易い部分です。例えばある会社で、これまで紙の請求書の発行に以下のコストがかかっていたとします。
- 請求書の印刷 ：＠8円
- 封筒 ：＠10円
- 切手 ：＠84円
- 月間請求数 ：100件
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合計：（ 8 ＋ 10 ＋ 84 ） × 100 ＝ 10,200／月 = 122,400円／年
この毎月100件の請求書を電子化すれば、印刷と発送に要するコストを年間でおよそ12万円削減できます。
2：人件費の削減
印刷や発送のコスト削減だけではありません。人件費も削減することができます。以下のような請求書業務のフローを例に考えてみましょう。
- 請求書の作成・印刷
- 請求書へ会社印の押印・封入
- 各請求先へ請求書の送付
- 請求書（控）のファイリングと保管
電子化によりこれらの業務の自動化する事で、担当していた従業員が、より多く他の業務に従事する事が可能となります。
3：封入ミス、未達、紛失の防止
商売繁盛、請求先や商品・サービスの増加は、その反面、請求業務が複雑になり、請求書の送付先の間違いや請求漏れ等、ヒューマンエラーのリスクが増大します。特に送付先の間違いはお客様情報の漏洩となりますので、企業としての信頼を損ないます。
しかし、電子化することでこれらのリスクを削減することが可能です。
4：管理が容易になる
紙の請求書をファイリングで管理をしている場合、過去の請求書を探す事は、たいへんな手間となります。
しかし電子化により過去分の請求書をデータで保管する事で、検索や管理が容易となり、お客様からの問い合わせにも素早く対応することができます。お客様の満足度も向上します。
5：パソコンとインターネット環境があれば作業場所を問わない
電子化する事で、パソコンとインターネット環境があればどこでも請求作業が出来るようになり、在宅勤務等のリモートワーク導入の成功へ近づくことが出来ます。
Web請求書を導入するデメリット
このように多くのメリットがありますが、反面、デメリットもあります。こちらも5つあります。確認していきましょう。
1：請求先の業務が増加するケース
導入側の企業にはコスト削減を始めとしたメリットを紹介しましたが、反面、請求先のお客様側はどうでしょうか。Web請求書の受領に対応するために、従来の業務フローの変更や新たなシステムの導入が必要となる場合があり、煙たがれる事もあるようです。
2：請求先の了承
Web請求書への移行は、請求先のお客様の了承をいただいた上で実施する必要があります。業務フローの都合等でWeb請求書を嫌がるお客様に強制する事は、継続的な取引関係の面では賢明ではありません。
会社の方針でWeb請求書を導入したが、お客様の不満により、2年で廃止した例もあるようです。
3：請求業務担当者の作業が増加するケース
コスト削減や作業の効率化等を目的としたWeb請求書への移行が、逆に請求業務担当者の作業の増加を招くケースもあります。
例えば、さまざまな請求先からの異なる要望に応じて、その分フローやフォーマットの種類を増やしていこうとすると、運用が複雑になり、かえって以前より作業が増加するケースがあります。
4．情報漏洩のリスク
Web請求書のサービスは数多く発売されており、いずれもセキュリティ対策が為されていますので、情報漏洩のリスクの面では、基本的には信頼できますが、第三者にデータを抜き取られる可能性もゼロではないということを理解しておく必要があります。
情報漏洩は、企業としての信用の毀損により大きな損害をもたらす可能性がありますので、システムや請求情報の管理方法には細心の注意を払う必要があります。
5．データ改ざんのリスク
一度アップロードした請求書を第三者に書き換えられてしまうなど、改ざんのリスクがあることを理解しておきましょう。
Web請求書の利用にあたっては、請求データが改ざんされていないことを証明する「タイムスタンプ」を電子押印する事が義務化されています。Web請求書の導入の前に、タイムスタンプの導入の検討も合わせておこなう必要があります。
Web請求書のすすめ
以上のメリットとデメリットを把握し、注意を払って導入すると、上手に活用できます。それでは最後に、Web請求書の導入にあたっては、どのようなことに注意してサービスを選定すればよいのか、ポイントを3つ、紹介していきます。
1：セキュリティのチェック
デメリットで説明していたとおり、情報漏洩とデータの改ざんリスクがあるため、導入の際にはセキュリティ機能を確認しておくことをおすすめします。SSL暗号化や、データを管理するデータセンター、サーバーの監視体制など、対策が万全なサービスを選定することがリスク回避に繋がります。
2：業務システムのカスタマイズの有無
導入前に、自社や請求先のお客様が利用している業務システムに、カスタマイズが必要かどうか、確認しておくことをおすすめします。
自社で業務システムを構築している場合は自由にカスタマイズを行うことができますが、製品化されている業務システムを導入して利用している場合は、必要とする機能の追加や変更が難しい場合があります。
3：会計や販売管理システムとの連携
Web請求書が経理の会計システムや販売管理のシステムと連携できると、仕訳の入力の自動化など、更に業務の効率化を図る事が出来ます。連携可能かどうか、サービス選定の際に、確認しておくとよいでしょう。
最後に
Web請求書は今後さらに普及する事が考えられます。今のうちから自社の請求業務を確認し、導入の検討をすすめてみてはいかがでしょうか。